イベント企画運営成功の秘訣

イベント成功のための5箇条

会場、開催時期、メディア戦略など、すべての条件をうまくクリアしても、肝心の企画に問題があればそのイベントはうまくいきません。また、何ヶ月もかけて周到に練られたすばらしい企画でも、開催当日のちょっとしたトラブルで台無しになる可能性もあります。そんなデリケートな側面を持つイベント企画運営を成功に導くにはどうすれば良いのでしょうか。東京のイベント会社「スタンドアップガイズ」がイベントを成功させるポイントをご紹介します。

イベントプロデュースの成否のポイント

1.ターゲットを意識する

イベントを行っているとイベントという手段においてゴール設定とマイルストーンを間違えたイベントを見かけることがあります。
例えば
新商品説明会では・・・
商品のPRは最終的にユーザーに向けてになりますが、そのままユーザー向けに行う予定のコンテンツをそのまま発表会に使用するもったいないパターンを見かけてしまいます。発表会の段階ではユーザーではなくそこに来ていただけるメディア、関係者の皆様に向けて運営のポイントを持ってくる、演出を変える。機材を用意するなどが重要になります。

周年イベントでは・・・
社外向けなのか?、社内向けなのか?、PRも入れた戦略的なものにするのか。
「企業の◯×周年だからお祝いでいいでしょ」という方も中にはいらっしゃいます。
毎年あるものではなく、せっかくイベントの経費をかけて行うものです、コンセプトと戦略性を持って運営を行うことで、社内の福利厚生、社外に向けてのPR、企業ブランドの向上など足し算ではなく掛け算の効果が得られます。どこをゴールにするかで業績にも影響が現れるといっても過言ではありません。

展示会では・・・
「人の多くくる展示会を選んでブースを構えるから大丈夫」
「実機を展示してデモを行うんだよ。予算も無いしこれで良さがわかってくれれば・・・」
という方もいらっしゃいます。このパターンはもったいないですね。
ブースのデザインだけではなく人の導線、何より商品が魅力的に映る効果、、、予算が少ないとはいえ考えるだけでもやれることはたくさんあります。
また、出展する展示会に対して、名刺という素材を集めることがゴールなのか、契約までを成立させるのがゴールなのかそこも明確にして置かなければいけませんが、名刺を獲得するだけに数十、数百の予算は無駄に感じます。プラスアルファのノウハウとアイディアで、商品を魅力的に感じてもらい、潜在顧客の発掘を容易にする手段もあります。

イベントのゴール設定はお客様各社それぞれ異なります。
「業界大手のA社のゴールはここだから、同じにしましょう」とは我々は言えません。
そこの社風、タイミング、歴史など様々な要因で変わってきます。
そこで旗振り役としてのイベント制作会社である我々が皆様の最適なゴールへと考え、実行し、
一緒にたどり着く存在になると思っております。

イベントでは、来場者の様子や会場、タイムスケジュールの都合などで、企画内容の調整・変更といった必要が往々にして生じます。しかしこうしたケースでは、ともすれば当初に目指していたものとの食い違いが起こりかねません。そんなときは「何のための、誰のためのイベントか」という原点に立ち返って考えてみることが大切です。そうすることで、今、何をすべきなのかがはっきりし、正しい方策を打ち立てられます。

2.参加者のインサイトを抽出しておく

イベント企画運営を考える上で必要不可欠なステップのひとつは、参加者の心の動き=インサイトを想定すること。彼らが何を必要とし、どのような期待を抱いてイベントに来場するのか、どんな課題を抱えているのかなど、内面的要素を抽出しておくことで、企画内容の検討、会場の選定、演出方法などを具体的に煮詰めやすくなります。

3.サプライズをイベントのエッセンスに

イベントによっては、始めから終わりまで粛々とつつがなく進行・完結させることで成功とみなされるものもあります。しかし、大勢の参加者により強いインパクトや思い出の1ページとなるような感慨を与えるのが目的なら、サプライズは絶好の演出になり得ます。これはイベントに限りませんが、人にとって非常に有意義な経験や、心を揺さぶられる体験の多くは、想定の期待を裏切るようなサプライズによってもたらされることが多いからです。

4.開催者自身が楽しむことを忘れずに

どんな企画もそうですが、それを立案した当事者やその関係者が真に望むもの、楽しめるものかどうかがじつは重要です。逆に、自身が楽しめないと思う企画なら、そのイベントには誰も興味を示してくれないかもしれません。煮詰まってしまったときはいったん頭のなかを白紙にして、改めてイベント企画を練りなおしたほうが良いでしょう。

5.運営マニュアル、進行台本は見やすく、わかりやすく

起きてほしくないトラブルの一つにイベント当日に開催、その関係者がパニックになることです。
誰が何を行って、何時にどのようなことが起こるのかを開催を支える関係者が全体を把握しておくことは鉄則です。
そのためには誰が見ても理解しやすく、見やすい「運営マニュアル」が必要不可欠です。
特に企業様のイベントの場合、お客様しか知り得ないもの、空気感というものもあり、お客様と一緒に現場を進めることがほとんどになります。その場合当社のスタッフとお客様の間で事前の計画段階できちんと取り決めをし、運営フローを決め、事前にリスクを回避しておくことが重要となります。
マニュアルに関してもイベント会社の腕の見せ所ではあります。このクオリティ次第では、当日に入るスタッフが運営マニュアルの内容が見にくいことで各所が駆け回るというトラブルは避けたいですね。

企画や進行プランを周到に用意しても、当日の想定外のトラブルでイベントが台無しになることも起こり得ます。たとえば開催関係者やスタッフが、次に何をし、自分はどう動くのか全体の流れを見失ってパニックになるような場合です。こうしたケースでは、往々にして運営マニュアルがわかりづらいものになっていることや、事前の打ち合わせや朝のレクチャーを行いっていないケースがほとんど。どの部署のどの担当者が見てもイベント企画運営の全体像と自身の仕事の関連性がひと目でわかるようなマニュアルづくりが必要です。

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